野菜の品目数が多いと、プルダウンから選ぶだけでも意外と大変ですよね。
でも、分類ごとに分けておけば探しやすくなり、手入力も最小限に抑えることができます。
この記事では、
分類（あ・か・さ など）を選ぶだけで、対応する野菜名が自動で表示される「連動プルダウン」の作り方を紹介します。
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野菜を「あかさたな」で分類しているのには理由があります。
青果の現場では、「葉物」「根菜」「きのこ」などで分類するのが一般的ですが、
実際に働いていると、パートさんやアルバイトの方にとっては
この分類が分かりづらい場面がよくあります。
「この野菜はどこに入るの？」と迷ってしまい、
探すのに時間がかかってしまうことも少なくありません。
そこで、誰でも直感的に探せるように、
あえて「あかさたな（五十音）」で分類しました。
五十音なら知識がなくてもすぐに見つけられるため、
現場での作業スピードを落とさず、誰でも使いやすい形になります。
一度作ってしまえば、入力作業がぐっとラクになり、ミスも減らせます。
Excel初心者の方でもできるように、順番にわかりやすく解説していきます。
元データの作成
まずExcelシートに下記のように野菜名をあいうえお順、アカサタナ順で分類し入力しておきます。
テーブルに設定する手順
💡テーブルに設定する理由
Excelでデータを扱うときは、
テーブル機能を使うことで作業がとても便利になります。
テーブルに設定しておくと👇
・データが増えても自動で範囲が広がる
・入力規則や数式を下の行に自動でコピーできる
・見やすい表形式で管理できる
といったメリットがあります。
今回のように、
連動プルダウンを複数行で使う場合にも、テーブルにしておくと管理がラクになります。
➊ 「あ」の列の品目を選択
❷ 「挿入」タブをクリック
❸ 「テーブル」をクリック
テーブルの作成ダイアログボックスが表示される
❹ 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」に✅ チェックを入れる
➎ 「OK」をクリック
➏ テーブルが設定されました
「か」「さ」「た」の列も同様に、1列ずつ設定します
💡 なぜ1列ずつ設定するの？
まとめて選択してテーブルにしてしまうと、Excelが「一つの大きな表」として認識してしまいます。 「あ」は「あ」の表、「か」は「か」の表として独立させることで、あとでプルダウンを作った時に、選んだ頭文字の野菜だけを正確に呼び出せるようになるんです。
名前ボックスに名前を定義する
➊ 「あ」の見出しの下にあるデータ範囲（見出しを除く）を選択します。
❷ 数式バーの左側にある「名前ボックス」をクリックし、そこに直接「あ」と入力して、Enterキーを押します。
❸ ❹ ➎… 同様に「か」「さ」「た」の列も、それぞれのデータ範囲を選択して、名前ボックスに「か」「さ」「た」と定義していきます。
入力シートを作成する
新しくシートを追加し、シート名を入力します
➊ 「日付」「分類」「品目名」「見切り品個数」「廃棄品個数」とセルに入力します
❷ 表内のどこでも、かまいませんので「セル」を選択します
❸ 「挿入」タブをクリック
❹ 「テーブル」をクリック
➎ 「先頭行を見出しとして使用する」に✅を入れる
➏ 「OK」をクリック
➐ 「テーブル」に設定されました
➑ 「ホーム」タブのフョントグループから ➒「格子」をクリック
テーブルにするメリット
・データを追加しても自動で範囲が広がる
・並び替えや絞り込みがワンクリックでできる
・プルダウンや関数の設定があとから崩れにくい
👉 一度設定しておくと、作業ミスや手間を大きく減らすことができます。
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連続プルダウンの設定
ここでは「分類（あ・か・さ…）」を選択できるプルダウンを作成します。
➊ プルダウンを設定するセルを選択
❷「データ」タブをクリック
❸ 「データツール」グループの中にある「データの入力規則」をクリックします。
❹ データの入力規則」を開く
➎ 入力値の種類を「リスト」に設定
➏ 元の値を入力
➐ 「OK｝をクリック
➑ 「リスト」のシートに移動します
➒ あ,か,さ,た,な ドラックして選択します
➓ 「OK」をクリック
「分類」にプルダウンが設定されました
⓫ 品目名のセルを選択
⓬ 「データ」タブをクリック
⓭ 「データの入力規則」を開く
⓮ 入力値の種類を「リスト」に設定
⓯ 元の値に「=INDIRECT($C3)」と入力
⓰ 「OK」をクリック
💡ポイント
INDIRECT関数を使うことで、
選択した文字（あ・か・さ）を、そのまま名前として参照しています。
このときの「$C3」の「$」は、列（C列）を固定するための記号です。
🔍 なぜ「$C3」にするのか？
テーブルや下の行にコピーしたときに
C3 → C4 → C5 とズレる でも列がズレると困る
👉 そこで
列だけ固定して、必ず「分類（C列）」を見るようにするために「$」をつけます
完成イメージ
・「分類」で「あ」を選ぶ
→ あ行の野菜だけ表示
・「分類」で「な」を選ぶ
→ な行の野菜だけ表示
まとめ
この方法を使えば、
入力ミスを防ぎながら、スピーディーに品目入力ができます。
青果店の現場でもすぐに使えるので、ぜひ活用してみてください。
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